Chaos in der Zeitplanung führt zu Kosten- und Terminüberschreitungen

Eine elementare Säule des Projektmanagements ist ein gutes Terminmanagement. Schließlich gehört zum Projekterfolg häufig nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Termineinhaltung der definierten Projektschritte. Doch häufig ist bereits die Erstellung eines detaillierten Zeitplans zum Beginn eines Projektes nur mangelhaft umgesetzt. Dies ist ein Ergebnis der techconsult-Studie zum Thema Terminmanagement in Projekten.

Projektmanagement gehört zu den unternehmenskritischen Aufgaben, deren Bedeutung häufig unterschätzt wird: Nur so lässt sich erklären, dass viele Projekte den Budgetrahmen sprengen, der Zeitplan nicht gehalten werden kann oder Projekte gänzlich scheitern. Neuralgische Punkte, auf die Kosten- und Terminüberschreitungen zurückgeführt werden können, liegen mitunter schon vor dem Projektbeginn. So ergab die Analyse zu Termin- und Kostenüberschreitungen des Hamburgischen Großprojekts Elbphilharmonie durch die Hertie School of Governance, dass schon die Zeitplanung für das Projekt zu überambitioniert war. Häufig existieren zu Projektbeginn viele Unbekannte, was die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs minimiert. Daher ist es umso wichtiger, strukturiert und kontrolliert einem möglichen Scheitern entgegen zu wirken und bereits vor Projektbeginn den sinnbildlichen Grundstein für die spätere Projektarbeit zu legen.

Mangelhafte Umsetzung der Zeitplanerstellung

Eine der ersten und wichtigsten Aufgaben vor Projektstart ist die Erstellung eines Zeitplans. Anhand dieses Zeitplans wird das Projekt in Phasen, Meilensteine und Aufgaben zerlegt und terminiert. Diese Zeitplanung dient als Basis für die Planung von Personal- und Ressourcenbedarfen, Aufgabenverteilung und weiterer Detailplanungen. Im Laufe des Projektfortschritts dient der Projektplan darüber hinaus dem Controlling des Projektfortschritts und sollte daher stets aktuell gehalten werden.

Bereits die Erstellung eines detaillierten Zeitplans vor Projektstart bereitet jedoch vielen Unternehmen Probleme. Nach Branchen betrachtet sind es vor allem Fertigungsunternehmen, 37 Prozent geben an, Schwierigkeiten mit der Erstellung eines Zeitplans zu haben. Im Hinblick auf die Unternehmensgröße lässt sich zwar beobachten, dass mit zunehmender Unternehmensgröße die Probleme leicht zurückgehen, jedoch sehen auch hier 30 Prozent der befragten Mittelständler die Zeitplanerstellung als suboptimal gelöst an.

Die Umsetzungsprobleme gehen zumeist mit einer mangelhaften Software-Unterstützung einher: Ein Drittel der befragten Unternehmen sieht die bisherige Softwareunterstützung als nicht gut an. Nach Branchen betrachtet sind es auch hier die Fertigungsunternehmen, gefolgt von Unternehmen der Energiewirtschaft, die vermehrt von Defiziten berichten.

Unternehmen sollten die Zeitplan-Erstellung daher zwingend auf den Prüfstand stellen. Eine optimale und realistische Zeitplanung beeinflusst alle nachfolgenden Aufgaben, wie das Ressourcenmanagement und die weitere Projektsteuerung positiv. Zugleich sollte die Software-Unterstützung unter die Lupe genommen und geprüft werden, ob sie eine optimale Zeitplanerstellung gewährleistet.