Nur 22 Prozent sind zufrieden – Dokumentenchaos bremst Unternehmen immer noch aus

Hoher Aufwand statt digitaler Routine

Medienbrüche gelten als einer der größten Bremsfaktoren. 40 Prozent der Unternehmen geben an, dass zusätzliche und unnötige Systeme Zeitverlust und Frust verursachen. 38 Prozent arbeiten mit etablierten Workarounds, die Komplexität eher erhöhen als reduzieren. Lediglich 17 Prozent hat gut abgestimmte Prozesse zum elektronischen Austausch und nur 5 Prozent beschreiben ihre Dokumentenkommunikation als vollständig digitalisiert.

Flickenteppich statt Standardlösung

Der Austausch geschäftskritischer Dokumente verteilt sich damit auf eine Vielzahl paralleler Kanäle. 67 Prozent nutzen klassisch die E-Mail (S/MIME oder PGP), 61 Prozent Cloud-Dienste wie Dropbox oder OneDrive, 42 Prozent haben zusätzlich Webportale. Gleichzeitig greifen immer noch 35 Prozent auch auf unverschlüsselte E-Mail zurück, 16 Prozent sogar noch auf Fax.

Die Folge ist eine fragmentierte Kommunikationslandschaft mit erhöhtem Administrationsaufwand, komplexer Schlüsselverwaltung und Sicherheitsrisiken. Einheitliche Standards sind bislang kaum etabliert.

DSGVO ist Investitionskriterium – aber kein Garant für Sicherheit

Drei von fünf Organisationen betrachten die DSGVO-Konformität inzwischen als zentrale Investitionsgrundlage. Besonders ausgeprägt ist dieser Anspruch im Finanzwesen sowie in Transport und Logistik. Gleichzeitig bewerten zahlreiche Unternehmen ihre Dokumentenkommunikation als funktional, aber nicht ausreichend sicher. Der Widerspruch zwischen regulatorischem Anspruch und operativer Realität bleibt ein zentrales Dilemma: Fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, unsichere Plattformen und Medienbrüche untergraben Integrität und Vertraulichkeit sensibler Daten.

65 Prozent wollen bewährte Kanäle absichern und nutzen statt ersetzen

Ein zentrales Signal der Studie: Unternehmen wünschen keine radikalen Systemwechsel. 65 Prozent der Befragten sprechen sich dafür aus, bestehende IT-Strukturen abzusichern und weiterzuentwickeln, statt sie durch immer mehr Plattformen, Portale und Lösungen zu ersetzen. Besonders hoch ist dieser Wert dort wo auch Investitonen durch die DSGVO getrieben werden – erneut   im Finanzwesen, in Transport und Logistik aber auch in der IT-Branche. Stabile, medienbruchfreie Prozesse und Anschlussfähigkeit an vorhandene Infrastrukturen werden damit zum strategischen Erfolgsfaktor.

Fazit: NGDX steht für Integration statt Systembruch

Genau hier setzt NGDX (Next Generation Document Exchange) an. Der dokumentenbasierte Standard nutzt bestehende IT-Infrastrukturen und ermöglicht eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ohne zusätzliche Portale oder externe Vermittler. Dokumente werden vor dem Versand verschlüsselt, digital signiert und über etablierte Kommunikationswege übertragen. Damit verbindet NGDX Sicherheit, Interoperabilität und Prozessintegration. Für Unternehmen bedeutet das: weniger Komplexität, weniger Medienbrüche und mehr Kontrolle über geschäftskritische Dokumente. Die Ergebnisse der Studie unterstreichen, dass Digitalisierung dort gelingt, wo bewährte Strukturen konsequent weitergedacht und sinnvoll erweitert werden – Andocken statt Neuanfang.

Zu den Detailergebnissen der Studie